Vaihtoehdot lyhyesti
Uusi järjestelmä tarkoittaa uuden tuotteen tai toimittajan valintaa, tietojen siirtoa ja koko järjestelmän käyttöönottoa. Usein samalla siirrytään pilvipalveluun.
Nykyinen paremmin käyttöön tarkoittaa, että perustiedot korjataan, prosessit sovitaan, käyttäjät koulutetaan, käyttämättömät ominaisuudet otetaan käyttöön ja puuttuvat liitännät ja automaatiot rakennetaan nykyisen järjestelmän ympärille.
Näiden välissä on kolmas vaihtoehto: saman toimittajan uudempi versio tai pilviversio. Siirto voi olla kevyempi kuin toimittajan vaihto, mutta se on silti oma projektinsa.
Vertailu
| Uusi järjestelmä | Nykyinen paremmin käyttöön | |
|---|---|---|
| Mitä saat | Ajantasaisen tekniikan, uudet ominaisuudet ja tilaisuuden uudistaa prosessit samalla | Nopeita parannuksia tutussa järjestelmässä, ehjät perustiedot ja yhteiset käyttötavat |
| Kustannuksen rakenne | Lisenssit tai kuukausimaksut, käyttöönottotyö, tiedonsiirto, oman väen työaika ja siirtymäajan tuottavuuden lasku | Oman väen työaika, koulutus, mahdolliset lisäosat, liitännät ja automaatiot |
| Aika | Kuukausia valinnasta vakaaseen käyttöön | Ensimmäiset parannukset viikoissa, kokonaisuus kuukausissa |
| Riskit | Aikataulu venyy, toimitukset häiriintyvät käyttöönoton aikana ja vanhat tavat siirtyvät uuteen järjestelmään | Järjestelmän todelliset rajat tulevat vastaan myöhemmin, ja vaihtopäätös vain siirtyy |
| Sopii, kun | Tekniikka, tuki tai liiketoimintamalli on ohittanut järjestelmän | Järjestelmä riittää, mutta käyttö, tiedot tai prosessit eivät |
Milloin uusi järjestelmä on parempi
- Järjestelmän tuki tai kehitys on päättymässä, eikä toimittajalla ole jatkopolkua.
- Liiketoiminta on muuttunut: mukana on useampi yhtiö tai maa, uusi toimitusmalli tai palveluliiketoimintaa, jota järjestelmä ei tue.
- Tarvittavia liitäntöjä muihin järjestelmiin ei saa rakennettua tai ne olisivat kohtuuttoman kalliita.
- Järjestelmää on räätälöity niin paljon, ettei sitä voi enää päivittää.
Kuvaa tässäkin tapauksessa ydinprosessit ja korjaa perustiedot ennen valintaa. Ne pitää tehdä joka tapauksessa, ja ne tekevät vaatimusmäärittelystä tarkemman.
Milloin nykyisen parempi käyttö on parempi
- Samat tiedot syötetään moneen paikkaan, koska kukaan ei ole päättänyt, missä tieto on oikea.
- Osa työstä tehdään taulukoissa järjestelmän ohi.
- Perustiedot, kuten nimikkeet, tuoterakenteet, työvaiheet, hinnat ja asiakastiedot, ovat puutteellisia.
- Käyttäjät eivät tiedä, mitä järjestelmä osaa, koska koulutus jäi käyttöönoton yhteyteen.
- Raportit kootaan käsin, vaikka tieto on järjestelmässä.
Esimerkki
Kuvitteellinen esimerkki: 12 miljoonan euron tukkuliikkeen johtoryhmä pyytää käyttäjiä kirjaamaan kuukauden ajan jokaisen tilanteen, jossa järjestelmä hidastaa työtä. Listaan kertyy 40 kohtaa. Luokittelussa 22 johtuu prosessista tai puutteellisista perustiedoista, 9 osaamisesta, 6 ratkeaa liitännällä tai automaatiolla nykyisen järjestelmän ympärille ja 3 johtuu järjestelmän todellisista rajoista. Johto korjaa ensin 37 kohtaa ja arvioi puolen vuoden päästä, painavatko jäljelle jäävät kolme niin paljon, että vaihto kannattaa.
Milloin kannattaa pyytää apua?
Kerromme avoimesti, että palvelumme liittyvät nykyisen järjestelmän parempaan käyttöön, joten lue vertailu sitä taustaa vasten. Prosessien automatisointi rakentaa tekoälyautomaatioita toistuviin tehtäviin, jotka vievät eniten aikaa: kartoitamme tehtävät niitä tekevien kanssa, määrittelemme automaatiot ja näytämme välidemon joka toinen viikko. Tuotannon tehostaminen selkeyttää tuotannon johtamisen: kuka päättää mistäkin, miten työt priorisoidaan ja miten tuloksia seurataan. Jos päädyt uuteen järjestelmään, valinnassa kannattaa hyödyntää järjestelmätoimittajista riippumatonta näkemystä.
Usein kysyttyä
Kuinka kauan toiminnanohjausjärjestelmän vaihto kestää?
Kuukausia valinnasta vakaaseen käyttöön. Aikatauluun vaikuttavat eniten prosessien laajuus, perustietojen kunto ja tiedonsiirto sekä se, kuinka paljon omalla väellä on aikaa projektille.
Kuka päätöksen tekee?
Johto päättää, mutta valmisteluun pitää osallistua järjestelmää päivittäin käyttävien ihmisten. He tietävät, missä kohdissa työ todella hidastuu.
Kannattaako prosessit korjata ennen järjestelmän vaihtoa?
Kannattaa. Epäselvät prosessit ja puutteelliset perustiedot siirtyvät uuteen järjestelmään, ja niiden korjaaminen tekee vaatimuksista ja tarjousten vertailusta tarkempaa.
Voiko vanhan järjestelmän rinnalle rakentaa automaatioita?
Voi, jos järjestelmästä saa tiedot ulos ja sinne saa tietoa sisään. Tavan valinta riippuu siitä, onko järjestelmässä rajapinta.