Näin tunnistat tilanteen
- Tietoa kopioidaan järjestelmästä toiseen: sähköpostitilaukset toiminnanohjaukseen, tuntikirjaukset laskutukseen.
- Kuukausiraportti kootaan käsin taulukoihin, ja se valmistuu vasta viikkoja kuun vaihteen jälkeen.
- Asiakkaat kysyvät samoja asioita päivittäin, ja vastaus kirjoitetaan joka kerta alusta.
- Näppäilyvirheet löytyvät vasta asiakkaalta tai tilinpäätöksessä.
- Ostolaskuja käsitellään paperilla tai PDF-tiedostoina, vaikka ohjelmassa olisi sähköinen kierrätys.
Miksi näin käy
Järjestelmät hankitaan eri aikoina eri tarpeisiin, eivätkä ne vaihda tietoa keskenään. Ihminen paikkaa välin. Kun yritys kasvaa, välin paikkaaminen kasvaa mukana, mutta sitä on vaikea huomata, koska se jakautuu monelle ihmiselle ja moneen pieneen hetkeen. Lisäksi ohjelmista otetaan käyttöönoton yhteydessä käyttöön vain välttämätön, ja myöhemmin tulleet ominaisuudet jäävät huomaamatta.
Automaatiota voi tehdä kolmella tavalla: ottamalla käyttöön nykyisen ohjelman valmiin ominaisuuden, rakentamalla liitännän järjestelmien välille tai lisäämällä prosessiin tekoälyautomaation, joka lukee ja tulkitsee vaihtelevaa tekstiä. Järjestys kannattaa pitää tässä: valmis ominaisuus ensin.
Mitä teet
-
Tarkista, mitä teillä jo on. Talouspäällikkö käy tilitoimiston kanssa kahden viikon sisällä läpi, mitkä taloushallinnon rutiinit ohjelma jo hoitaa ja mitkä ominaisuudet ovat käyttämättä. Monessa suomalaisessa taloushallinto-ohjelmassa on valmiina esimerkiksi verkkolaskujen vastaanotto, tiliöintiehdotukset aiempien laskujen perusteella, ostolaskujen hyväksymiskierto, pankkitapahtumien kohdistus ja maksumuistutukset. Näitä ei kannata rakentaa uudelleen.
-
Listaa toistuvat työt niitä tekevien kanssa. Kysy jokaiselta tiimiltä: mitä kopioit, tarkistat tai kokoat käsin joka viikko? Tyypillisiä ehdokkaita ovat: - tilausten siirto sähköpostista tai verkkokaupasta toiminnanohjaukseen ja tilausvahvistukset - kuukausiraportin kokoaminen eri järjestelmistä - tarjousten seuranta ja muistutukset myyjälle - asiakastietojen päivitys asiakkuudenhallintaan - saapuvien asiakasviestien luokittelu ja vastausluonnokset - tuntikirjausten tarkistus ennen laskutusta tai palkanlaskentaa - uuden työntekijän tunnukset ja perehdytystehtävät
-
Pisteytä ja valitse yksi. Anna jokaiselle ehdokkaalle 1–3 pistettä neljällä perusteella ja aloita eniten pisteitä saaneesta. Jos kahdella on samat pisteet, valitse se, jonka tulos näkyy asiakkaalle tai johdolle nopeammin.
| Peruste | 1 piste | 3 pistettä |
|---|---|---|
| Toistuvuus | Kuukausittain | Päivittäin |
| Säännönmukaisuus | Vaatii paljon harkintaa | Selvät säännöt ja tunnetut poikkeukset |
| Aika | Muutama minuutti kerrallaan | Tunteja viikossa |
| Virheet | Harvoin | Usein, ja niillä on seurauksia |
-
Korjaa prosessi ennen automaatiota. Automaatio tekee saman työn nopeammin, myös virheet. Poista turhat vaiheet, nimeä prosessille omistaja ja sovi, kuka ratkaisee yleisimmät poikkeukset.
-
Mittaa säästö ja päätä vapautuvan ajan käyttö. Mittaa käytetyt tunnit ja virheet ennen ja jälkeen. Päätä etukäteen, mihin vapautuva aika käytetään, ja kerro se tiimille. Muuten säästö hajoaa huomaamatta.
Esimerkki
Kuvitteellinen esimerkki: 10 miljoonan euron tukkuliike saa päivittäin 40 tilausta sähköpostin PDF-liitteinä. Myyntisihteeri syöttää ne toiminnanohjaukseen, ja yksi tilaus vie keskimäärin 6 minuuttia.
- Nyt: 40 × 6 min = 240 minuuttia eli 4 tuntia päivässä.
- Tekoälyautomaatio poimii tilauksen tiedot ja luo tilausrivit, ja myyntisihteeri tarkistaa ja hyväksyy ne. Tarkistus vie minuutin: 40 × 1 min = 40 minuuttia päivässä.
- Säästö on 200 minuuttia eli noin 3,3 tuntia päivässä. 220 työpäivässä se on noin 730 tuntia vuodessa.
- Kun työtunnin kokonaiskustannus on 40 euroa, säästö on noin 29 000 euroa vuodessa.
Vertaa säästöä automaation rakentamis- ja ylläpitokustannukseen. Näppäilyvirheet vähenevät, mutta tarkistus kannattaa pitää, koska tekoäly voi tulkita epäselvän tilauksen väärin.
Suomessa huomioi
- Verkkolaskut: Kun ostolaskut tulevat verkkolaskuina, niiden tietoja ei tarvitse poimia PDF-tiedostoista. Laki sähköisestä laskutuksesta antaa yritykselle pääsääntöisesti oikeuden saada toiselta yritykseltä lasku verkkolaskuna, kun se sitä pyytää.
- Tulorekisteri: Palkkatiedot ilmoitetaan Verohallinnon tulorekisteriin, ja monet palkanlaskentaohjelmat tekevät ilmoituksen suoraan. Tarkista ensin, mitä ohjelmanne ja tilitoimistonne jo hoitavat.
- Tilitoimisto: Sovi tilitoimiston kanssa työnjako, ettei samaa vaihetta automatisoida kahteen kertaan.
- Henkilötiedot: Kun automaatio vie tietoja tekoälypalveluun, käytä vain palveluita, joista on sopimus ja jotka on hyväksytty yrityksen käyttöön.
Milloin kannattaa pyytää apua?
Prosessien automatisointi sopii, kun toistuvaa manuaalista työtä on paljon, mutta talossa ei ole sopivaa henkilöä rakentamaan ratkaisuja. Kartoitamme toistuvat tehtävät niitä tekevien kanssa, määrittelemme automaatiot ja annamme tarjouksen. Rakennamme automaatiot laajuuden mukaan, näet välidemon joka toinen viikko, ja lopuksi testaamme, otamme käyttöön ja luovutamme ratkaisut teille. Jos talossa on tekoälystä kiinnostunut henkilö, Tekoälyakatemia kouluttaa hänestä vuoden aikana yrityksen oman tekoälykehittäjän, ja ensimmäiset ratkaisut ovat käytössä jo koulutuksen aikana.
Usein kysyttyä
Mitkä työt eivät sovellu automatisoitavaksi?
Työt, joissa jokainen tapaus on erilainen ja vaatii harkintaa, sekä työt, joissa ihmisen kohtaaminen on palvelun ydin. Niissäkin tekoäly voi valmistella, mutta ihminen päättää.
Poistaako automaatio työpaikkoja?
Automaatio muuttaa tehtäviä, ja vaikutus riippuu siitä, mihin vapautuva aika käytetään. Kasvavassa yrityksessä aika voidaan käyttää kasvuun ilman uusia rekrytointeja. Kerro henkilöstölle avoimesti, mitä tavoitellaan.
Tarvitaanko automatisointiin ohjelmointia tai uusia järjestelmiä?
Ei aina. Osa automaatioista on valmiina nykyisissä ohjelmissa, osa rakennetaan valmiilla työkaluilla ja osa vaatii liitännän järjestelmien välille. Tarve selviää, kun prosessi on kuvattu.
Kuinka nopeasti automaatio maksaa itsensä takaisin?
Se riippuu säästetyistä tunneista, vähentyneistä virheistä ja automaation rakentamis- ja ylläpitokustannuksesta. Laske molemmat puolet ennen päätöstä.