Näin tunnistat tilanteen
- Myynti on käytännössä saapuneisiin tarjouspyyntöihin vastaamista, ja jokaiseen pyyntöön vastataan.
- Tarjouksia lähtee paljon, mutta kukaan ei tiedä, kuinka moni niistä johtaa tilaukseen.
- Tarjouksen perään kysytään, jos ehditään.
- Myyntiennuste on toimitusjohtajan arvio, jota ei voi tarkistaa mistään.
- Kun kokenut myyjä tai laskija on lomalla, tarjoukset odottavat.
- Messuilla ja tapaamisissa syntyy hyviä keskusteluja, mutta niistä ei jää jälkeä mihinkään.
Miksi näin käy
Teollisuudessa, rakentamisessa ja tukkukaupassa kauppa alkaa usein asiakkaan tarjouspyynnöstä. Myynti on silloin muotoutunut palvelemaan pyyntöjä: laskenta tekee tarjouksen, myyjä lähettää sen, ja sitten odotetaan. Tapa toimii niin kauan kuin pyyntöjä tulee riittävästi, mutta yritys ei itse päätä, kenelle se myy.
Jokainen tarjous maksaa laskijan ja myyjän työtunteja. Kun kaikkiin pyyntöihin vastataan samalla huolella, aikaa kuluu myös tarjouksiin, joita asiakas käyttää vain hintavertailuun. Voitetut kaupat kantavat silloin myös hävittyjen tarjousten kustannukset.
Monessa pk-yrityksessä myynti on lisäksi muutaman kokeneen ihmisen taitoa. Se toimii, kunnes he ovat lomalla, jäävät eläkkeelle tai yrityksen pitää kasvaa nopeammin kuin he ehtivät. Kirjattu prosessi tekee myynnistä opetettavaa ja johdettavaa.
Mitä teet
- Kuvaa vaiheet ja siirtymäehdot. Toimitusjohtaja ja myynnistä vastaava sopivat vaiheet yhdessä palaverissa kahden viikon sisällä. Vaiheita kannattaa pitää vähän, ja jokaiselle tarvitaan ehto, joka kertoo, milloin kauppa on valmis siirtymään eteenpäin. Ilman ehtoja myyntiputki täyttyy toiveista.
| Vaihe | Mitä tapahtuu | Valmis siirtymään, kun |
|---|---|---|
| Kohdeasiakas | Yritys vastaa ihanneasiakasta | Yhteyshenkilö on tiedossa |
| Keskustelu | Tapaaminen tai puhelu asiakkaan tilanteesta | Tarve, aikataulu ja päättäjä ovat selvillä |
| Tarjouspyyntö | Asiakas pyytää tarjousta, tai siitä sovitaan | Tarjoamisesta on tehty päätös |
| Tarjous | Laskenta ja tarjous | Tarjous on käyty läpi asiakkaan kanssa ja seuraava askel sovittu |
| Päätös | Neuvottelu ja tilaus tai hävitty kauppa | Tulos ja syy on kirjattu |
Kun tarjouspyyntö tulee ilman aiempaa keskustelua, kauppa alkaa kolmannesta vaiheesta.
-
Ota käyttöön tarjousseula. Ennen laskentaa myyjä ja laskennasta vastaava käyvät läpi muutaman kysymyksen: Onko asiakas meille sopiva? Tiedämmekö, kuka päättää ja milloin? Voimmeko voittaa muullakin kuin halvimmalla hinnalla? Onko meillä kapasiteettia toimittaa? Jos vastaukset ovat kielteisiä, tarjous tehdään kevyemmin tai siitä kieltäydytään perustellen. Isoista tarjouksista päättää toimitusjohtaja. Seula otetaan käyttöön seuraavasta tarjouspyynnöstä alkaen.
-
Mittaa tarjousten osumatarkkuus. Osumatarkkuus on voitettujen tarjousten osuus ratkenneista tarjouksista, eli auki olevat jätetään laskusta pois. Laske se sekä kappaleina että euroina ja erikseen esimerkiksi uusille ja nykyisille asiakkaille. Kirjaa jokaisesta hävitystä tarjouksesta syy. Myynnistä vastaava kokoaa ensin edellisen 12 kuukauden tarjoukset taulukkoon ja päivittää luvun sen jälkeen kuukausittain.
-
Sovi jokaiselle tarjoukselle seuraava askel. Tarjous käydään läpi asiakkaan kanssa puhelimessa tai tapaamisessa, ja sille kirjataan päivämäärä, jolloin asiaan palataan. Myyjä vastaa tästä, ja myynnistä vastaava tarkistaa viikoittain, ettei yksikään avoin tarjous ole ilman seuraavaa askelta.
-
Seuraa viikoittain muutamaa mittaria. Puolen tunnin viikkopalaverissa riittää katsoa uudet keskustelut ja tarjouspyynnöt, avoimet tarjoukset euroina, osumatarkkuus, kaupan kesto ja kate. Liikevaihto kertoo, mitä tapahtui. Nämä mittarit kertovat, mitä on tulossa.
Esimerkki
Kuvitteellinen esimerkki: Rakennustuotteita valmistava yritys antaa vuodessa 400 tarjousta ja voittaa niistä 60. Osumatarkkuus on 15 %. Yhteen tarjoukseen kuluu keskimäärin kuusi tuntia laskijan ja myyjän aikaa, eli vuodessa 2 400 tuntia. Voitettua kauppaa kohden se tekee 40 tuntia.
Kun tarjoukset käydään läpi, selviää, että 150 niistä meni yrityksille, jotka eivät olleet koskaan ostaneet ja pyysivät vain hintaa. Niistä voitettiin kuusi (4 %). Muista 250 tarjouksesta voitettiin 54, eli niiden osumatarkkuus oli 21,6 %.
Jos yritys jättää vastaavat hintakyselyt jatkossa tekemättä, työtä vapautuu 900 tuntia vuodessa. Kun tunnin sisäinen kustannus on 60 euroa, se on 54 000 euroa. Voitettua kauppaa kohden työtä kuluu enää noin 28 tuntia (1 500 / 54). Vapautunut aika käytetään jälkiseurantaan ja yhteydenottoihin yrityksiin, joista kauppa on todennäköisempi. Samalla tarkistetaan, oliko kuuden menetetyn kaupan joukossa tärkeitä asiakkaita, ja kirjataan ne seulaan poikkeuksiksi.
Suomessa huomioi
Julkisissa hankinnoissa myynnin pelisäännöt ovat erilaiset. Tarjouksen pitää täyttää tarjouspyynnön vaatimukset, ja kysymykset esitetään hankintayksikön ilmoittamalla tavalla. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat ilmoitetaan Hilma-palvelussa. Julkisten tarjousten osumatarkkuus kannattaa laskea erikseen.
Milloin kannattaa pyytää apua?
Jos tarjouksia lähtee paljon, mutta kukaan ei tiedä, mitkä niistä kannattaa tehdä, tai myyntiputki on vain toimitusjohtajan muistissa, AI-myyntiprosessin rakentaminen rakentaa kohdeasiakkaat, myyntiprosessin, myyntiputken ja mittarit kolmessa työpajassa kahden ensimmäisen kuukauden aikana. Sen jälkeen myyjät ja myynninvetäjä ottavat prosessin käyttöön neljässä koulutuksessa, ja kaksi viimeistä kuukautta myyntipalavereja sparrataan, kunnes uusi tapa on vakiintunut. Projekti kestää kuusi kuukautta, ja sen jälkeen myyntiputki ja ennuste näkyvät johdolle joka viikko ilman erillistä raportointityötä.
Usein kysyttyä
Kuinka monta vaihetta myyntiprosessissa pitäisi olla?
Niin monta, että vaiheiden ero on selvä ja seurannasta näkee, missä kaupat pysähtyvät. Pk-yrityksessä neljästä kuuteen vaihetta riittää usein. Määrää tärkeämpää on, että siirtymäehdot on sovittu.
Mikä on hyvä tarjousten osumatarkkuus?
Yleistä tavoitelukua ei kannata ottaa vertailukohdaksi, koska osumatarkkuus riippuu toimialasta, asiakkaasta ja siitä, onko tarjous pyydetty vai oma-aloitteinen. Vertaa lukua omaan historiaasi ja asiakasryhmien välillä.
Pitääkö jokaiseen tarjouspyyntöön vastata?
Ei. Kun tarjousseula on sovittu, osa pyynnöistä hoidetaan kevyemmin tai niistä kieltäydytään. Perusteltu kieltäytyminen säilyttää suhteen paremmin kuin kiireessä tehty tarjous.
Tarvitaanko myyntiprosessiin CRM?
Prosessin voi aloittaa taulukolla. Kun myyjiä ja avoimia tarjouksia on enemmän kuin yksi ihminen pystyy seuraamaan, asiakkuudenhallintajärjestelmä eli CRM helpottaa seurantaa.
Mitä eroa on tarjouspyyntöihin vastaamisella ja aktiivisella myynnillä?
Tarjouspyyntövetoisessa myynnissä asiakas aloittaa kaupan, aktiivisessa myynnissä yritys itse. Molemmat kulkevat saman prosessin läpi, mutta aktiivisessa myynnissä kauppa alkaa ensimmäisestä vaiheesta.