Näin tunnistat tilanteen
- Kaikki kulkee toimitusjohtajan kautta. Tarjoukset, alennukset ja hankinnat odottavat hänen hyväksyntäänsä, ja hänen päivänsä täyttyvät operatiivisesta työstä.
- Työ jonottaa yhdessä kohdassa. Toimitusajat pitenevät, vaikka kaikki ovat kiireisiä, ja keskeneräinen työ kasautuu saman vaiheen eteen.
- Myynti riippuu muutamasta ihmisestä. Kun avainmyyjä on lomalla, uusia kauppoja ei synny.
- Lisäpanostus muualle ei näy tuloksessa. Uusi myyjä, kone tai järjestelmä ei kasvata myyntiä tai toimituksia, koska työ pysähtyy samaan kohtaan kuin ennenkin.
- Yksi kohta on jatkuvasti ylikuormitettu, kun muut odottavat. Sama ihminen, kone tai työvaihe tekee ylitöitä, ja muut odottavat sen valmistumista.
- Toimitusajat pitenevät, vaikka myynti ei kasva. Kapasiteetti ei riitä edes nykyiseen määrään, ja jono kasvaa hiljalleen.
Miksi näin käy
Eliyahu M. Goldratt kuvasi kapeikkoteorian romaanissa The Goal, jonka hän kirjoitti Jeff Coxin kanssa vuonna 1984. Ajatus on, että kokonaisuuden tuotos määräytyy sen kapeimman kohdan mukaan. Parannus muualla ei kasvata kokonaisuutta, se vain kasvattaa jonoa pullonkaulan eteen. Sama pätee johtamiseen: jos toimitusjohtaja hyväksyy jokaisen tarjouksen, myynti ei voi kasvaa nopeammin kuin hänen kalenterinsa sallii. Kerrallaan yksi kohta rajoittaa eniten. Kun se avataan, seuraava tulee näkyviin.
Pullonkaula voi myös siirtyä kasvun mukana. Kun myynti alkaa vetää, rajoittava kohta voi siirtyä myynnistä tuotantoon, toimitukseen tai toimitusjohtajan pöydälle. Siksi viime vuoden pullonkaula ei välttämättä ole tämän vuoden.
Mitä teet
- Tunnista pullonkaula kahdessa viikossa. Kysy toimitusjohtajalta ja avainhenkilöiltä erikseen, mikä rajoittaa kasvua eniten, ja vertaa vastauksia lukuihin: missä työ jonottaa, missä toimitusajat venyvät ja missä kate putoaa. Jos vastaukset hajoavat, ensimmäinen kehitettävä asia voi olla johdon yhteinen kuva.
- Käytä pullonkaulan nykyinen kapasiteetti täysin. Pullonkaulan vastuuhenkilö poistaa kuukauden aikana kaiken, mikä vie siltä aikaa turhaan: asetusajat, odottelun, puutteelliset tiedot ja tehtävät, jotka joku muu voisi tehdä. Jos pullonkaula olet sinä, siirrä päätökset, jotka eivät vaadi sinua.
- Sovita muu toiminta pullonkaulan tahtiin. Johtoryhmä sopii, ettei pullonkaulaan syötetä enempää kuin se pystyy käsittelemään, ja että sen aika käytetään ensin parhaan katteen töihin.
- Laajenna vasta tämän jälkeen. Kun nykyinen kapasiteetti on käytössä ja jono kasvaa yhä, on aika investoinnille, rekrytoinnille tai lisävuorolle. Päätös tehdään luvuilla, ja sen vaikutus voi näkyä vasta kuukausien päästä.
- Etsi seuraava pullonkaula. Katso neljännesvuosittain, onko rajoittava kohta siirtynyt. Muuten yritys jatkaa vanhan pullonkaulan korjaamista, vaikka uusi rajoittaa jo enemmän.
Esimerkki
Kuvitteellinen esimerkki: metallituotteita valmistavan yrityksen maalaamo käsittelee 50 tilausta viikossa. Keskimääräinen tilaus on 5 000 euroa, joten maalaamon läpi kulkee 250 000 euroa viikossa. Kun tuotantoviikkoja on 46, liikevaihto on 11,5 miljoonaa euroa.
Myynti tuo 60 tilausta viikossa. Jono kasvaa kymmenellä tilauksella viikossa, ja neljässä viikossa maalaamon edessä odottaa 40 tilausta, eli lähes viikon lisätyö. Johtoryhmä harkitsee kahden uuden myyjän palkkaamista, koska asiakkaat valittavat toimitusajoista. Lisämyyjät kasvattaisivat kuitenkin vain jonoa.
Sen sijaan maalaamon värinvaihdot ryhmitellään ja tauot porrastetaan, jolloin maalaamo käsittelee 55 tilausta viikossa. Viisi lisätilausta viikossa tuo 5 × 5 000 € × 46 = 1,15 miljoonaa euroa lisää liikevaihtoa vuodessa ilman uusia myyjiä. Jono kasvaa yhä viidellä tilauksella viikossa, joten seuraava päätös koskee maalaamon toista vuoroa.
Milloin kannattaa pyytää apua?
Jos johtoryhmän jäsenet nimeävät eri pullonkaulan, Tilannekuva kokoaa kuvan viikossa: haastattelemme toimitusjohtajan ja neljä avainhenkilöä samoilla kysymyksillä, käymme läpi luvut ja dokumentit ja arvioimme 18 kasvun rakennetta suhteessa toisiinsa. Viikon lopussa tiedät tärkeimmät kehityskohteet ja järjestyksen, jossa niihin kannattaa tarttua. Jos pullonkaula on tuotannossa, Tuotannon tehostaminen kartoittaa ja purkaa sen kuuden kuukauden projektissa.
Usein kysyttyä
Voiko yrityksellä olla useita pullonkauloja?
Kehitettäviä asioita on usein monta, mutta kerrallaan yksi rajoittaa eniten. Kun se avataan, seuraava tulee näkyviin.
Mistä tiedän, että pullonkaula on avattu?
Siitä, että panostus muualle alkaa taas näkyä tuloksissa. Esimerkiksi uudet myyjät tuovat kauppaa ilman, että toimitusajat pitenevät.
Kannattaako pullonkaulaan palkata heti lisää ihmisiä?
Ei yleensä ensimmäiseksi. Ensin kannattaa käyttää nykyinen kapasiteetti täysin, koska se on nopeampaa ja edullisempaa. Rekrytointi on oikea ratkaisu, kun jono kasvaa sen jälkeenkin.
Voiko toimitusjohtaja olla kasvun pullonkaula?
Voi. Jos tarjoukset, alennukset ja hankinnat odottavat toimitusjohtajan hyväksyntää, yritys voi kasvaa vain hänen aikansa verran. Silloin ratkaisu on päätösvallan siirtäminen ja seuranta.
Lähteet
- Goldratt, E. M. & Cox, J. (1984). The Goal. North River Press.