Miksi strategia jää kalvoille?
Syy on harvoin huono strategia. Tavallisemmin strategiaa ei ole käännetty päätöksiksi: kukaan ei tiedä, mitä pitää tehdä toisin maanantaina, ja uudet painopisteet kilpailevat vanhojen töiden kanssa samasta ajasta.
Ilmiö on yleinen myös suurissa yrityksissä. Strategian toteuttamista tutkineet ovat havainneet, että viestinnän lisäksi strategia kompastuu usein yhteistyöhön yksiköiden välillä: painopisteet jäävät jalkoihin, kun kukaan ei sovi, kumpi menee edelle, kun ne kilpailevat samoista ihmisistä.
Pk-yrityksessä tilanne on helpompi, koska matka johtoryhmästä tekijöihin on lyhyt. Siksi alla olevat tärpit toimivat nopeasti, kun ne tehdään johdonmukaisesti.
10 tärppiä, joilla strategia näkyy arjessa
1. Rajaa painopisteet enintään kolmeen
Jos painopisteitä on kahdeksan, niitä ei ole yhtään. Valitse vuodelle enintään kolme asiaa, joiden on onnistuttava. Kaikki muu voi olla tärkeää, mutta se ei ole strategista.
Näin huomaat, että toimii: johtoryhmän jäsenet luettelevat samat kolme asiaa ilman paperia.
2. Anna jokaiselle painopisteelle omistaja, mittari ja aikataulu
Omistaja on yksi johtoryhmän jäsen. Hän ei tee kaikkea itse, mutta hän raportoi etenemisestä ja nostaa esteet esiin. Ilman mittaria ja aikataulua painopiste on toive.
Näin huomaat, että toimii: johtoryhmässä kukaan ei kysy, kenelle asia kuuluu.
3. Päätä, mitä jätetään tekemättä
Strategia on valintoja. Kirjaa näkyviin, mistä asiakkaista, tuotteista tai projekteista luovutaan tai mitä tehdään vähemmän. Ilman tätä listaa uusi työ tulee vanhan päälle, ja vanha voittaa, koska se on tuttua.
Näin huomaat, että toimii: joku sanoo ääneen "tätä emme enää tee, koska strategia".
4. Tarkista budjetti strategian valossa
Strategia näkyy siinä, mihin raha ja ihmisten aika menevät. Jos ensi vuoden budjetti, rekrytoinnit ja investoinnit ovat samoissa paikoissa kuin tänä vuonna, strategia ei ole vielä muuttanut mitään.
Näin huomaat, että toimii: jokaisen painopisteen kohdalla budjetissa on rahaa tai henkilötyötä, jonka voi osoittaa.
5. Pyydä jokaiselta esihenkilöltä yksi lause
Pyydä jokaista esihenkilöä kirjoittamaan: "Strategia tarkoittaa meidän tiimissämme tänä vuonna sitä, että…". Lauseet paljastavat nopeasti, missä strategia on ymmärretty eri tavalla, ja ne ovat valmis viesti tiimille.
Näin huomaat, että toimii: lauseet ovat konkreettisia tekoja, eivät strategian toistoa.
6. Seuraa ennakoivia mittareita
Liikevaihto ja kate kertovat, mitä tapahtui. Strategian etenemisen näkee aikaisemmin ennakoivista mittareista, joihin tiimi voi itse vaikuttaa, kuten tapaamisista uudessa asiakasryhmässä, tehdyistä tarjouksista tai pilottiasiakkaista.
Näin huomaat, että toimii: tiimi tietää viikoittain, onko se edellä vai jäljessä.
7. Tee strategiasta kokousten vakiokohta
Varaa johtoryhmän kuukausikokoukseen kiinteä kohta painopisteiden etenemiselle ja kerran neljännesvuodessa pidempi hetki sille, pitävätkö valinnat edelleen. Jos strategia käsitellään vain kerran vuodessa, se unohtuu kerran vuodessa.
Näin huomaat, että toimii: painopisteiden seuranta on agendan alussa, ei lopussa.
8. Sovi, kuka päättää, kun painopisteet kilpailevat
Myynti tarvitsee asentajan asiakasdemoon samana päivänä, kun tuotanto tarvitsee hänet toimitukseen. Sovi etukäteen, kumpi menee edelle ja kuka sen ratkaisee. Muuten ratkaisu tehdään joka kerta uudelleen, ja yleensä kiireellisempi voittaa.
Näin huomaat, että toimii: ristiriidat ratkeavat päivässä, eivät seuraavassa johtoryhmässä.
9. Kerro esimerkkejä, älä kalvoja
Ihmiset muistavat tapaukset paremmin kuin tavoitetaulukot. Kun joku tekee strategian mukaisen valinnan, esimerkiksi kieltäytyy kannattamattomasta tilauksesta, kerro siitä seuraavassa infossa.
Näin huomaat, että toimii: henkilöstö alkaa kertoa omia esimerkkejään.
10. Tarkista ymmärrys puolen vuoden kohdalla
Kysy johtoryhmältä ja avainhenkilöiltä erikseen, mitkä ovat yrityksen kolme tärkeintä asiaa tänä vuonna. Jos vastaukset eroavat, korjaa viestintää ennen kuin korjaat strategiaa.
Näin huomaat, että toimii: vastaukset ovat samat, vaikka sanat vaihtelevat.
Esimerkki: yksi painopiste arkeen käännettynä
Kuvitteellinen esimerkki konevalmistajasta, jonka painopiste on kasvattaa huoltoliiketoiminnan osuutta.
| Painopiste | Huoltosopimukset osaksi jokaista konekauppaa |
| Omistaja | Huoltopäällikkö |
| Tulosmittari | Voimassa olevien huoltosopimusten määrä |
| Ennakoiva mittari | Konekaupan yhteydessä tehdyt huoltotarjoukset kuukaudessa |
| Myynnin lause | "Tarjoamme huoltosopimuksen jokaisen konekaupan yhteydessä." |
| Tuotannon lause | "Varaamme huollolle kiinteän asentajakapasiteetin joka viikolle." |
| Mitä jätetään | Pienet kertakorjaukset ilman sopimusta hinnoitellaan niin, että sopimus on asiakkaalle edullisempi vaihtoehto. |
| Kuka päättää ristiriidassa | Tuotantopäällikkö ja huoltopäällikkö sopivat viikkopalaverissa, ja jos sopua ei synny, toimitusjohtaja ratkaisee samana päivänä. |
Milloin kannattaa pyytää apua?
Strategia siirtyy arkeen helpommin, kun se on alun perin laadittu niin, että koko johtoryhmä ymmärtää sen samalla tavalla. Jos strategiaa ei ole kirjattu tai johtoryhmä tulkitsee sen eri tavoin, Strategiasuunnitelma kokoaa sen yhteen tauluun neljässä työpajassa. Kolmannella kuukaudella strategia viedään arkeen viikoittaisissa toimitusjohtajan istunnoissa, ja jokaisella painopisteellä on vastuuhenkilö, mittari ja aikataulu.
Usein kysyttyä
Mitä strategian jalkauttaminen tarkoittaa?
Sitä, että strategia muuttuu päätöksiksi, tavoitteiksi ja tekemiseksi koko organisaatiossa. Jalkautunut strategia näkyy budjetissa, mittareissa ja siinä, mitä esihenkilöt ja tiimit tekevät toisin.
Kenen vastuulla strategian vieminen arkeen on?
Toimitusjohtajan ja johtoryhmän. Esihenkilöt kääntävät strategian omille tiimeilleen, mutta suunta, valinnat ja seuranta tulevat johdosta.
Kuinka monta painopistettä strategiassa pitäisi olla?
Enintään kolme kerrallaan. Mitä useampi painopiste, sitä todennäköisemmin ne kilpailevat samoista ihmisistä ja kiireellisin voittaa.
Miten strategian etenemistä mitataan?
Kahdella tasolla: tulosmittarit kertovat, onko tavoite saavutettu, ja ennakoivat mittarit kertovat jo matkalla, ollaanko oikeassa suunnassa. Ennakoivat mittarit ovat niitä, joihin tiimi voi itse vaikuttaa viikoittain.
Kuinka usein strategiaa pitää käsitellä johtoryhmässä?
Painopisteiden etenemistä kuukausittain ja valintojen ajankohtaisuutta neljännesvuosittain. Kerran vuodessa käsitelty strategia ei ohjaa arkea.
Lähteet
- Sull, D., Homkes, R. & Sull, C. (2015). Why Strategy Execution Unravels—and What to Do About It. Harvard Business Review.
- Kaplan, R. S. & Norton, D. P. (2008). The Execution Premium: Linking Strategy to Operations for Competitive Advantage. Harvard Business Press.
- McChesney, C., Covey, S. & Huling, J. (2012). The 4 Disciplines of Execution. Free Press.