Näin tunnistat tilanteen
- Kokous täyttyy kuulumisista ja tilannekatsauksista, ja päätöksiä syntyy vähän.
- Jäsenet tuovat sinulle ratkaistavaksi asioita, jotka kuuluisivat heille.
- Jokainen puolustaa omaa osastoaan, ja koko yrityksen asiat jäävät sinun harteillesi.
- Sama asia palaa agendalle kuukaudesta toiseen.
- Jos kysyisit jäseniltä yrityksen kolmea tärkeintä asiaa tänä vuonna, saisit eri vastaukset.
- Kokouksessa ollaan samaa mieltä, mutta käytävällä päätöksestä ollaan eri mieltä.
Miksi näin käy
Kasvavassa yrityksessä johtoryhmä syntyy usein vähitellen. Ensimmäiset jäsenet kutsutaan mukaan, koska he ovat olleet talossa pisimpään tai vetävät isointa toimintoa. Yritys kasvaa, mutta roolit, päätösvalta ja tapa kokoontua pysyvät ennallaan. Lopputulos on joukko osaavia ihmisiä, joilta puuttuu yhteinen pelikirja, ja päätökset valuvat takaisin toimitusjohtajalle.
Jon Katzenbach ja Douglas Smith erottavat kirjassaan The Wisdom of Teams työryhmän ja tiimin. Työryhmässä jokainen vastaa omasta osuudestaan, ja tulos on osien summa. Tiimillä on yhteinen tavoite, yhteistä työtä ja yhteinen vastuu tuloksesta. Moni johtoryhmä toimii työryhmänä, ja tiedonvaihtoon se riittää. Jos haluat johtoryhmän kantavan vastuuta koko yrityksen tuloksesta, sille pitää antaa yhteisiä asioita, joista se oikeasti päättää.
Mitä teet
- Tarkista kokoonpano seuraavaa vaihetta varten. Kysy, millaista osaamista johtoryhmässä tarvitaan kahden–kolmen vuoden päästä ja puuttuuko jotain olennaista, esimerkiksi talouden tai myynnin johtaminen. Tämä on toimitusjohtajan tehtävä, tarvittaessa hallituksen kanssa, ja se kannattaa tehdä kuukauden sisällä.
- Kirjaa jokaiselle jäsenelle vastuualue, päätösvalta ja mittari. Kirjaa päätösvalta asioina ja euroina: mistä jäsen päättää itse, mistä johtoryhmä ja mistä toimitusjohtaja. Käykää kirjaukset läpi yhdessä, jotta rajapinnat ja päällekkäisyydet tulevat näkyviin.
- Sovi, mitkä asiat ovat johtoryhmän yhteisiä. Tällaisia ovat esimerkiksi strategian painopisteet (enintään kolme), budjetti, hinnoittelun periaatteet ja avainrekrytoinnit. Näistä ryhmä päättää ja vastaa yhdessä.
- Rakenna kokousrytmi ja päätösmuistio. Operatiiviset asiat käsitellään viikon tai kahden viikon välein, talous ja mittarit kuukausittain ja strategia kvartaaleittain. Jokaisesta kokouksesta kirjataan päätös, vastuuhenkilö ja aikataulu.
- Arvioi kolmen kuukauden päästä. Kysy jokaiselta erikseen, syntyykö päätöksiä, toteutuvatko ne ja kertoisivatko jäsenet yrityksen tärkeimmät asiat samoin. Korjaa sen perusteella rooleja ja rytmiä.
Esimerkki
Kuvitteellinen esimerkki: 12 miljoonan euron rakennusurakoitsijan palveluksessa on 60 henkeä. Johtoryhmässä ovat toimitusjohtaja, kaksi työpäällikköä, hankintapäällikkö ja talouspäällikkö. Kuukausikokouksen agendalla on kahdeksan tilannekatsausta ja yksi päätös. Toimitusjohtaja hyväksyy kaikki yli 5 000 euron hankinnat ja kaikki lisätyötarjoukset.
Kuukaudessa hänen pöydälleen tulee 40 hankintaa ja 25 lisätyötarjousta, yhteensä 65 päätöstä. Jos jokainen vie keskimäärin 15 minuuttia, aikaa kuluu noin 16 tuntia kuukaudessa.
Johtoryhmä sopii, että hankintapäällikkö päättää hankinnoista 30 000 euroon asti hyväksytyn työmaabudjetin sisällä ja työpäälliköt hinnoittelevat lisätyöt sovitulla katetavoitteella. Hankinnoista 34 jää alle rajan, joten toimitusjohtajalle jää kuusi päätöstä eli noin puolitoista tuntia kuukaudessa. Lisätöiden katetta johtoryhmä seuraa kuukausikokouksessa. Aineisto tallennetaan etukäteen johtoryhmän kansioon, jokainen raportoi oman alueensa ja sen mittarit, ja loppuaika käytetään päätöksiin ja yhteen syventävään aiheeseen.
Suomessa huomioi
Johtoryhmä ei ole osakeyhtiölain mukainen toimielin. Vastuu juoksevasta hallinnosta on toimitusjohtajalla ja yhtiön hallinnon järjestämisestä hallituksella, joten johtoryhmän päätösvalta on toimitusjohtajan siirtämää valtaa. Siksi rajat kannattaa kirjata.
Milloin kannattaa pyytää apua?
Johtoryhmää on helpompi kehittää, kun tiedät, missä ryhmä on samaa mieltä ja missä ei. Tilannekuvassa haastattelemme toimitusjohtajan ja neljä avainhenkilöä samoilla kysymyksillä ja käymme läpi luvut ja dokumentit. Viikon lopussa tiedät tärkeimmät kehityskohteet ja niiden järjestyksen sekä sen, missä johtoryhmä on samaa mieltä ja missä ei. Jos johtoryhmä tulkitsee strategiaa eri tavoin, Strategiasuunnitelma kiteyttää sen yhteen tauluun, jonka jokainen avainhenkilö osaa kertoa samoin sanoin.
Usein kysyttyä
Kuinka monta jäsentä johtoryhmässä pitäisi olla?
Yhtä oikeaa määrää ei ole. Ryhmään kannattaa ottaa ne, jotka vastaavat yrityksen tärkeimmistä toiminnoista ja joiden päätöksiä koko yrityksen tulos edellyttää. Mitä suurempi ryhmä, sitä helpommin kokous muuttuu tiedotustilaisuudeksi.
Mikä on johtamismalli?
Johtamismalli on yrityksen sovittu tapa johtaa: mitkä ryhmät kokoontuvat ja kuinka usein, miten päätökset tehdään ja kirjataan ja miten tavoitteita seurataan.
Kuinka kauan johtoryhmän kehittäminen kestää?
Roolit ja kokousrytmin voi sopia muutamassa viikossa. Uuden tavan juurtuminen vie pidempään, joten tilanne kannattaa arvioida kolmen kuukauden kohdalla ja uudelleen puolen vuoden kohdalla.
Entä jos yrityksessä ei vielä ole johtoryhmää?
Silloin ensimmäinen askel on selvittää, mitkä päätökset voisi siirtää ja kenelle. Johtoryhmä kannattaa koota, kun avainhenkilöt vastaavat jo käytännössä omista alueistaan.
Lähteet
- Katzenbach, J. R. & Smith, D. K. (1993). The Wisdom of Teams: Creating the High-Performance Organization. Harvard Business School Press.